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Family Dayの芽は、成長し進化していく(前編) 初のオンライン開催の裏側

2016年に初めて開催された、LTS Family Day。オフィスに家族を招待し、職場を見てもらうことで、仕事をしている場所・仲間を知ってもらう、そしてイベントを通して日頃の感謝を伝える。2021年は、初めてオンライン開催となりました。その裏側を、運営メンバーにインタビューしました。
新妻 優花(LTS コンサルタント)

複数業界へのITコンサルティングサービスと、部門運営やファミリーデー等各種社内活動に携わっている。「顧客の課題解決」「自社の組織創り」の両面にアプローチすることで、人と組織の成長を支えられる人になることを目指している。(2021年12月)

髙橋 葵(LTS コンサルタント)

RPAやAI-OCRを活用したシステムの開発・展開を通じて、製造業界の生産事務・営業事務の効率化を支援。楽しいことが好き、こども向けイベントの経験がある、という経緯でFamily Day運営に参加。「お客様目線で一緒に課題解決に取り組める人」を目指している。(2021年12月時点)

注目企画が満載だった2020オリンピックイヤーのFamily Day

―――先日はFamily Dayの開催、お疲れさまでした。わたしも参加者の一人として大いに楽しみました。まず初めに、今回の開催までの経緯を教えてください。

新妻
Family Dayは2019年10月の開催後、「2020年はオリンピックイヤーだし、関連したコンテンツをやりたいね!」と早速盛り上がっていました。
でも、2020年の年明け以降、コロナウイルスが流行し始めて…ご家族含め大人数が集まるイベントの開催は難しくなりました。人事部とも相談して、Family Dayの開催は見送ることになりました。

2020年の年末、状況は変わらずでしたが、運営メンバーから「オンラインで開催することを目指そう」という声が上がりました。
その後2021年6月に、2021年Family Day運営メンバーを募り、10月に開催に至りました。

髙橋
オリンピックイヤーに開催する予定だったFamily Dayでは、オンリンピックパラリンピック競技を体験してみよう!だとか、特別ゲストを呼ぼう!だとか、とても楽しいことができそうな企画が盛りだくさんでした。
企画担当として、開催できなかったことはとても残念でした。他にもそう思っていたメンバーが多数だと思います。

Image-1:2020年Family Dayの検討資料(運営メンバー作成)

髙橋
「オンラインで開催を目指そう」となった時は、どんなコンテンツがいいんだろう…とオンラインで何ができるんだろう…と、オフライン開催から考えをシフトするのが難しかったですね。
一方で、開催するにあたり、オンラインだからといってオフラインよりクオリティが低い、ということには絶対にしたくないなと思っていました。

新妻
正直、軽い感じで「オンラインでやろう!」と言い始めましたが、詳細を検討していくにつれ、「これは難しいぞ…?!」とみんな思い始めたんですよね(笑)。
葵さんがおっしゃったように、クオリティは下げたくない、という思いもあり…。

―――そうだったんですね。みなさんのおかげで、当日はとっても楽しかったですよ。難しいなと思いながらも、オンラインで開催したのは、なぜですか。

新妻
今回は、「Family Day開催を継承する」「オンラインでのコミュニケーションの場を提供する」この2つが想いとしてあって…。
なので、どんなにスモールスタートでもやり遂げようと思っていました。やり遂げられれば大成功!だと考えていました。

コロナ禍でみなさん自宅にいることも多かったですし、リモートワークになったことで部門を超えたコミュニケーションも生まれづらく、それを何とかしたいと考えていた運営メンバーもいました。
そこで、オンラインで雑談をする場を設けるだけでも、大きな意味があるのではないかと考えていました。

2021年開催は、企画から開催までオンライン対応

―――今回オンラインでの開催ということで、当日使用するものやプログラムが、前日までに郵送で自宅に届きました。これは、準備が大変だったのではないかな…と感じましたが、実際はどうでしたか。

河村
静岡から参加する私がいるように、運営メンバーも全員が顔を合わせて会ったこと無いんですよね。
対面で集まった人&リモートで参加する人、みたいなハイブリッド型のミーティングはありましたが、基本的にはすべてオンラインでした。

青木
そうですね。各コンテンツは、各班に完全に委ねられていましたね。今年から参加するメンバーも、これまで参加していたメンバーも、積極的にアイデアを出し合って、コンテンツを決めました。
結果、小学生~大人向けのコンテンツは、オンラインで脱出ゲームと宝探しをするというものになりました。

河村
幼児向けコンテンツは、マグカップへの絵付けでした。これは、過去の開催に携わったメンバーに、どんなものが評判良かったかなどのアドバイスを頂き、決定しました。
そして、誰が送付するのか、費用はどうするのかなど、運営メンバー内の備品調達班や人事部ともやり取りをして準備を進めました。

Image-2:出来上がったマグカップたち(運営メンバー作成)

新妻
今回オンラインでの開催に加えて、イベントの規模感も大きくなったので人事部が関与するということも新しい点でした。
それもあり、河村さんがおっしゃったような、人事部とのやり取りが発生したんですよね。

髙橋
私は全体のオープニングコンテンツを検討しましたが、オンラインでできる緊張がほぐれるようなものって何だろう…って結構難しかったです。
年齢層も様々ですし、オンラインだと「体感」ができないので、みなさんが飽きないようなものは何だろう…と。悩みましたね。

新妻
今回、コンテンツをパラレルで実施したことも新しいチャレンジでした。Aの部屋ではコップを作り、Bの部屋では宝探し、Cの部屋では会社紹介、といった感じで部屋を分け、参加者の皆さんが参加したいところに行く。
これも結構難しく、各班参加する人のペルソナを考えて工夫したことも多かったと思います。

Image-3:開催当日のプログラム(運営メンバー作成)

参加者に好評だった、時間や場所の制約を受けにくいオンライン開催

河村
過去のFamily Dayのように、みなさんが一堂に会した形式で開催ができると、コンテンツを体験する「20分」という時間の中でも、その時間が進む感覚やその場の雰囲気は、ひとつのイベントとして空気感を作ることができるのかなと思います。

一方で、オンラインとなると、その20分がそれぞれのペースで進んでいく、時間の流れの違いが課題だなと感じました。
とはいえ、オンラインだから参加できたという声は結構多く、思っていた以上にメリットとしてとらえることができました。

Image-4:オンラインで準備を重ねる運営メンバー(運営メンバー撮影)

―――実際に、私は1才と3才の子どもと初めて参加しましたが、オンラインだからこそ参加できたと思っています。正直、1才と3才を電車に乗せて、会社まで行ける気がしない(笑)というのと、家にいるので子どもたちがぐずっても、すぐに対応できたのは良かったです。実際、途中退室しましたし…。

河村
同じように、お子さんが眠いとか、おなかが空いたとか、ぐずってしまって画面オフにしたり、途中退室されたりした方は、他にもいらっしゃいました。そういうことも、気を使うことなくできる雰囲気なのはオンラインならではなのかなと思います。

新妻
そういう意見って結構多かったんですよね。開催後もしばらくは、正直あれで良かったのか、これで良かったのか、みなさんの反応が見えない部分が多くて心配でした。
アンケートには、楽しかったとか嬉しかったとか、たくさんのコメントが寄せられて、ホッとしました(笑)。

髙橋
あと、意外と好反応だったのが、当日コンテンツで使うものをお送りするのに、おうち型の段ボールで送ったのがとっても評判よくて、「開催前から楽しい気持ちになりました」とか「子どもがとても嬉しそうでした」という声が多くて、備品調達班のナイスアイデアでしたね。

Image-5:コンテンツ送付の準備風景(運営メンバー撮影)

新妻
これまでオフラインで開催していた時は、会社に来てくださった方の様子しか伺うことができなかったんですが、今回はオンラインなので、同居しているご家族やパートナーの方、おじいちゃんやおばあちゃんにもイベントを共有できたことも良かったなと思います。

…後半へ続く


ライター

大山 あゆみ(LTS コンサルタント)

自動車部品メーカーにて、グローバルで統一された品質管理の仕組みの構築・定着化を支援。その後、RPAを活用したコンサルティングに従事。産休・育休を経て、CLOVER Lightの立ち上げに携わり、記事の企画・執筆を務める。現在、社内システム開発PJに携わりながら、アジャイル開発スクラムを勉強中。Scrum Alliance認定スクラムマスター(CSM)。(2021年6月時点)