「見えるもの」を共有するオンラインコミュニケーション　若手コンサルの仕事術

オンラインでも変わらない価値提供を

2020年の4月以降、働き方が大きく変わりました。これまで一緒に働いていた人たちと、実際に会って話すことが少なくなり、コミュニケーションの方法も頻度も大きく変わりました。あれから約１年半が経ちましたが、みなさんの働き方はどう変わりましたか？

LTSでも、オンラインでプロジェクトを進めるメンバーも多く、お客様への変わらない価値提供のために、日々試行錯誤を繰り返しています。お客様とともに課題に取り組むことを大切にしているLTSですが、実際に現場でプロジェクトを経験しているメンバーは、どのように感じているのでしょうか。

インタビュー

正直、不安でいっぱいでした

―――実際に、リモートワークでプロジェクトを進めてみてどうでしたか。

プロジェクトが始まる前は、私自身初めてのPMでしたし、初めてのお客さんかつ期間の短いプロジェクトだったので、お客様と密なコミュニケーションを、スピード感をもってとっていきたいと思っていました。

でも、いざ始まってみると、想像と全く違っていて…。

大切にしようと考えていたコミュニケーションは、非対面のものになってしまい、関係性を築く機会もなかなか持てませんでした。

そして、積極的なコミュニケーションの取り方も分からず、どのようにお客様との信頼関係を構築していくかが課題でした。悩みながら、お客様とは打ち合わせと事務的な連絡のみの日々が続きましたね。

やはり初めは、コミュニケーションが「キャッチボール」ではなく、「一方通行」になってしまっていたと思います。一方的な依頼となってしまったり、お客様も質問や返答の意図がつかめなかったり、お互いにコミュニケーションが取れている実感はなかったです…。

リモートでの打ち合わせは、顔が見えているかそうでないかで、気持ちに大きな違いもありますよね。本当に難しいなと感じていました。

お客様と同じものを見て共に進む

―――リモートワークでプロジェクトを進めながら、ステークホルダーとのコミュニケーションには、どのような工夫をされたのでしょうか。

打ち合わせをする際は、お互いが目で見て確認をできるようなものを準備しました。

例えば、打ち合わせシートを作成したり、話したことを議事録のように可視化したり、とにかく同じものを見ながら会話ことで共通理解を図りました。何も見ずにやり取りをするより、コミュニケーションがとりやすくなったと思います。

ただ、このシートを作るのに時間がかかってしまい、毎日打ち合わせシート作っているような状況でした。このシート作成も含め、打ち合わせの準備にはかなりの時間をかけました。頂いている大切な時間を、リモートという状況下でいかに効率的に・有効に使えるか試行錯誤やっていました。

結果、お客様とのコミュニケーションも徐々に「一方通行」から「キャッチボール」に変わっていったんです。

―――プロジェクトが進むにつれて、お客様とのやり取りの中で変化を感じた瞬間はありましたか。

プロジェクトが始まったばかりのころは、メールなどの文字ベースでのやりとりが多かったのに対し、徐々に電話ベースでの細かい確認のやり取りができるようになったり、認識確認のためセットしていない急な打ち合わせ依頼をお願いできたり、お客様との関係性が変わっていきました。

これは時間の経過もあったかもしれませんね。

メールだと少し冷たいトーンに感じても、電話してみると全然そんなことない、温和な雰囲気…ということも往々にしてありますよね。

なかなかお会いできない環境においては、ちょっとしたことでも、メール＜電話＜Web会議と繋がせてもらえると、お互いにストレスが減るかなと感じました。

再会の場で苦労をねぎらう

―――プロジェクト終了時はどうでしたか。

プロジェクトの終了のタイミングで、緊急事態宣言が明けたこともあり、お客様と実際にお会いしての打ち合わせがありました。初めてお会いしてから半年以上経っていたと思います。

その場で、これまでのプロジェクトを振り返って「あれは大変だったね」「これは頑張ったね」と苦労を分かち合う場面があり、感動しました。お客様のご期待に添えられたかな、と少しホッとしました。

大変な状況を共に乗り越えた「同志になった！」という感じでした（笑）。

プロジェクトが終わってからも、定期的に連絡を取り合っています。この経験を通して、お客様との信頼関係の構築が、リモートワークでも可能なんだと学びました。

難しく、手探りで進めたところもあり、お客様にご迷惑をおかけしたところも多かったかと思いますが、プロジェクトを無事に完走できてよかったです。

リモートワークだからこそ気軽に話しかけられる環境を

―――リモートワークでの信頼関係の構築について、今後も積極的に活かしたいことを教えてください。

リモートワークという状況下で、1から信頼関係を築いていくのはやはり簡単ではないなと感じました。いろんなことを手探りで進めましたが、時間の経過が解決してくれたこともありました。

このような経験を経て、リモートで信頼関係を構築するには、以下のようなポイントが大事だと考えています。

1. 自分からコミュニケーションの機会をつくることで、打ち明けられるまでの時間が短くなる
2. 打合せ前後での雑談の機会など気軽に話せる場を作ることで、情報の制約が軽減できる
3. 会議の場では同じもの（資料や開発物画面など）を見ることで、スムーズな認識共有ができる

リモートワークだからこそ、密なコミュニケーションを今後も取っていきたいと思います！

現場のコンサルタントが考える「より良いオンラインコミュニケーション法」は？

「報・連・相はオープンな場でおこなう」 坂口沙織 （LTS コンサルタント）

リモートで働くときに気を付けているのは「見えるところでコミュニケーションする」ということです。報・連・相をしていても、同じ職場で働くときよりも、確実に情報量が減ってしまいます。なので、メンバーみんなが入っているチャットで話す、とか、基本関係者をCCに入れてメールする、とか、よっぽどの必要がなければ宛先を限定せず、直接の関係者以外にも自分が何をやっているのか、どんなやり取りをしているのかが見えるようにしています。

また、同じ職場だと、直接話さなくても何となく会話が聞こえてきたり、疲れてそうだな、という様子が分かったりするので、それになるべく近い状況を作るようにはしています。例えば、定期的なミーティングや、1on1の時間を設けています。

「自分を知ってもらうための他愛のない雑談をする」宮原宏典（LTS コンサルタント）

私はオンライン/オフラインでも、日常の些細なことにアンテナを張ってネタを作り続けることを心掛けています。そのおかげで、以前よりも初対面の方と打ち解けるスピードが早くなったと感じています。

意図としては、下記の2つです。
・自分自身を知ってもらう
・一発目に雑談することで他の方の雑談の心理的ハードルを下げる

オンラインは特に外出を控えている方も多いので、ホントに些細な出来事（休日に食べたもの、隣のワンちゃんの遠吠えなど）もネタにしています（笑）。

「定期的に話をする場を作り、些細なことも共有する」 相馬悠作（LTS コンサルタント）

多くの人がやっているかとも思いますが、毎日朝会 or 夕会の場を持つようにしてからコミュニケーション量・質が大きく変わった気がします。

元々は、「1日の生産性を高めるために今日何をするのかを宣言しよう」というきっかけから始めましたが、それだけではなく、その人が週末にどんな時間を過ごしたのか、打合せするほどではないけど気になっていること、などを共有できることで、お互いが気持ちよく仕事ができるようになった気がしています。

上司の時間がなかなか取りづらくて困っている人は、まずは2日に1回からとかでも、定期的な”場”だけでも押さえるのがおすすめです！

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ライター