リモートワークの労務管理 ~勤怠ルールブック作成事例~(前編)勤怠は毎日入力しないとダメですか?

LTS働き方

リモートワークの日常化により、自由な労働環境となった一方で、働き方の多様化・勤務実態の不明確化が一気に進みました。そんな社員の勤怠に対する不安や疑問に答えるために「勤怠ルールブック」を作成した事例とその背景を紹介します。

上野 雅子(LTS ビジネスマネジメント本部 人事部 人事管理Gリーダー)
社労士事務所、福祉系企業人事部などを経て2019年11月にLTS入社。人事労務・産業保健の視点で、安心安全な職場環境づくりにライフワークとして関わり続けたい。健康増進でキックボクシングを習い始めた。
資格:社会保険労務士、産業カウンセラー、衛生管理者、健康経営アドバイザー

哈 喬(LTSグループ内部監査室)
LTS新卒入社後、コンサルタント職として、専門商社のSAP海外ロールアウト支援、大手自動車メーカーの管理会計システム運用支援のプロジェクトを経験。2020年7月からグループ内部監査室に所属し、現在はJ-SOX、内部監査を担当。プライベートの時間は、半分子育て半分筋トレ。

適正な勤怠管理が企業のスタンダードに

生産性の向上が全社レベルで進行

―――企業に必要とされる労務管理について、最近の動向を教えてください。

上野:
労務管理で扱う労働の観点で、「労働生産性」についての問題が注目されています。生産性を上げるためには労働時間を短くすればいい、と言われても会社の仕組みや業務プロセスが何も変わらないままだと何もできません。そのため、デジタル化やプロセスの変革はもちろん、よくある取り組みとして、全社一律の「ノー残業デー」などもありますが、もう少し踏み込んだルール設定をする会社も出てきています。

例えば「標準的な会議時間を1時間から30分に短縮」や「会議自体の削減」さらに「メール送信NG時間の設定」をして、上司からメールがきたら返信しないといけないという意識になってしまうこと自体をなくす、などのルール設定です。こういった組織立った経営レベルのルール設定や働きかけ、全社レベルの生産性向上に向けた宣言などが増えていると思います。

「勤怠管理」の課題と現状

上野:
直近では、働き方がテレワークに変わる中での目指すべき状態や各企業の取り組みに注目されていますが、労働時間やハラスメントに対する考え方が大きく転換したのは2015年に世間の注目を集めた違法過労死事件が影響していると思います。

あの事件のような状況は、特に知的労働の会社で人や組織全体が疲弊している中で起きたことで、どこの会社でもあり得ることです。2019年4月の働き方改革関連法の改正で、残業時間の罰則付き上限規制、年次有給休暇の取得義務化が制定され、昨年9月に労災認定基準の過労死ラインも見直しされました。厚生労働省や労基署など政府の方針として長時間労働の規制を強化し、改善に向けて対応しています。自己申告に基づく労働時間管理の場合は、管理監督者が確認をする、必要に応じて是正をする、という活動をしっかりやる、法令順守としてしっかり取り組むことが義務化されました。

そのため、現在は「各社員が正しく勤怠を入力する」という段階はおおむね達成できているのがスタンダードになりつつあります。自分のためでもあり、それ自体が職務の一部という認識ができました。上長は面談などで把握できる部下の目に見えるコンディションや発言以外に、勤怠状況も普段から確認し把握して判断するようになってきていると思います。

―――上野さんはLTSの労務管理を担当されていますが、LTSの勤怠入力の状況はいかがでしょうか?

上野:
LTSの勤怠入力は、ここ最近でずいぶん前進したと思います。逆に言うと、前進したということは「これまではできていなかった」ということです。

今年(2022年)の1月に「勤怠ルールブック」を社内に公開して、勤怠管理についての役割責任や、よくある勤怠についての質問と回答を説明しました。あわせて毎日の勤怠入力状況を全社で共有し未入力者に声掛けをするなども実施し、その結果として現在は9割以上の社員が毎日勤怠を入力しています。

それでもまだ、なかなか動かない社員が6~7%程度は残っていますが、ここまで進んだので先が見えたかな、という状況になってきました。

労務管理とは

社員が企業で快適に働くための労働のマネジメント

―――上野さんが担当している労務管理の業務について教えてください。

上野:
労務管理は労働に関する管理ですので、業務内容はかなり幅広い領域になります。労働時間の管理が中心にはなりますが、それ以外にも雇用契約や社内のルール・手続き、働く上での健康面・安全面のサポートも業務に含まれます。そのため、契約や労働関連の手続きが必要な社員と個別でやりとりするなど、非定型の業務もあります。

社員の健康管理も随時行っています。働き過ぎになると健康面に影響が出ますので、予兆がある時点から対応ができるように、社内の産業保健スタッフである保健師さんの来社回数を増やすなど、安全衛生の観点で社員の健康サポートに力を入れています。また、産業医・保健師と連携をしながら、体調が悪い社員、健康診断の結果に問題のあった社員、働き過ぎの人などに「体調どうですか?面談しませんか?」など、できる限り本人が声を上げる前に労務側から声かけも行っています。

そういった様々な健康リスクの予兆を把握する意味でも、社員の勤怠については基本毎日確認しています。確認するだけではなく、働き過ぎの人には声をかける、日々の勤怠入力ができてない人にリマインドする、など適正な勤怠管理のための活動も水面下で継続しています。

―――どうやって社員の勤怠状況を把握しているのでしょうか?

上野:
ひとつ目は、毎日の勤怠状況の確認です。午前中に全社員の勤怠データをダウンロードして、その時点の勤怠入力状況を該当月の入力済日数の数値で確認しています。これまでは手作業で実施していましたが、最近RPAでデータ収集から確認までを自動化しました。

もう一つは、勤怠システム「TeamSpirit」のダッシュボードを利用した社員の残業時間の確認です。その月の残業時間と稼働超過状況を、社員管理用のダッシュボードで可視化して確認しています。

36協定の対象となるフレックス勤務の社員は、残業が45時間を超える前に事前の申し出をすることが36協定特別要綱の発動要件になるため、万が一超えそうな人がいたら労務担当から働きかけをしています。

内部監査でも課題となる勤怠管理のリスク

―――次は哈さんの業務内容について教えてください。

哈:
私はLTSの内部監査室に所属しています。

監査の仕事は大きく分けると二つあり、一つは保証の業務です。一般的には監査と呼ばれます。会社が対処すべきリスクに対して、適切に対処ができているのかをチェックして、しっかりとリスクを回避・低減できているということを保証することが目的です。

もう一つの仕事はコンサルティングに近い業務で、もし対処できていないリスクが発見された場合に、対処すべき責任を持つ部署に対して助言・アドバイスをしてリスク対処をサポートします。

2020~2021年に実施した内部監査で、LTSの労務管理にはリスクがあると判断されていました。なので今回は、先ほど説明した監査の仕事の2つ目のリスク対処のサポートを労務管理業務を対象にして行っています。

詳しくは後ほどお話したいと思いますが、LTSが会社として残業時間管理を適正化するために、勤怠入力を社員が毎日行い労働時間の把握・コントロールができる状態作りをサポートしています。そこで作成されたのが、勤怠ルールブックです。

実際に勤怠ルールブック作成をしたのは労務管理担当の上野さんで、私はルールブックの作成に至るまでの社員へのヒアリング等現状把握と課題分析、プロジェクトマネジメントを監査の立場でサポートしています。

社員は自分の勤怠を、上司は部下の勤怠を責任を持って確認する

勤怠ダッシュボードを使った自分と部下の勤怠確認

―――現在は社員による日々の勤怠入力や、労務管理業務としての労働時間の把握ができているとのことですが、社員はどのように自分や部下の勤怠を把握しているのでしょうか?

上野:
労働時間管理では、自分の勤怠時間をちゃんと見ることがまず第一です。

勤怠管理システム「TeamSpirit」の社員用ダッシュボードで勤務状況を視覚的に確認できます。フレックスで働く社員など36協定の残業時間制限のある社員の場合は、制限時間を超えそうとなった場合はメーターで分かるようになっています。

TeamSpiritの勤怠ダッシュボード(LTS勤怠ルールブックから抜粋)

フレックスや36協定の対象ではない管理監督者や裁量労働者も、ここで残業時間を確認することができるので、毎日勤怠を入力していてメーターが黄色に近づいたら上長に相談して労働時間の調整の仕方について相談・確認するという流れになります。

勤怠情報を承認する上長の立場では、社員管理用のダッシュボードを活用しています。勤怠の承認者以上の人は自分の管理対象となる社員の労働時間をここで確認しています。

哈:
もし、残業時間が36協定の制限を超えそうな社員がいたら、次はどうしていますか?
人事部からその人の上司に直接連絡して時間の制限をしたり、本人に残業時間を知らせて残業の制約を指示したり、していますか?

上野:
36協定対象のフレックス勤務の社員の場合、45時間を超えないように上司と本人に連絡をします。45時間を超える36協定の特別条項発動には事前の届け出が必要ですので、まずは残業35時間を超えている人がいないか、超えそうな方についてはフォームでの届け出をしているかを日々確認しています。

35時間を超える前のタイミングで早めに届け出てくれる社員もいて、人事から上司や本人への働きかけもしています。結果として45時間を超えなかったとなればそのほうが良いと思うので、毎日自分の労働時間を確認して遠慮せずに早めに届け出をしてもらいたいです。

36協定の特別条項は上限を80時間にしていて、それを超えると36協定違反、法令違反になってしまいます。これを超えないようにコントロールすると同時にご本人に「大丈夫ですか、疲れてないですか?」等の声かけもしています。

長時間労働時間が「続いていないか?」を確認する

―――36協定対象ではない社員についてはどのように対応していますか?

上野:
36協定の範囲外の管理監督者、裁量労働の人の場合は残業時間については、それなりの職責を担っている人という扱いなので、事前対応として残業時間を抑えるための活動はしていないです。

とはいえ、長時間労働の状態が続いてしまうのは良くないと思っています。管理監督者・裁量労働の人は、2カ月連続で長時間労働が続くような場合、「先月と今月こういう結果でした、保健師面談・産業医面談やりますね?」のように、残業時間に応じて産業医面談を任意や必須実施としています。特に、残業時間が長い状態が続く場合は、担当役員も入れて対応してもらっています。

社員が毎日勤怠を入力することで見えてくること

休職と労働時間の関係

―――労働時間管理の対応が進んでいるように感じますが、まだまだ課題が多いようですね。

上野:
はい、まだ課題はあると思います。
この先の取り組みとしては「正しい時間での勤怠入力」があります。以前は毎日9時18時で入力している人が一定数いましたが、現在は勤務時間と実際の労働時間がだいたい合っている形で入力してくれています。

ただ、裁量労働の社員では「この勤怠時間本当かな?」と思う入力もあるので、その問題に対してどこまで対応するかは、現在特化して進めている「勤怠入力をちゃんと毎日やろう」を実現した後に解決すべき課題として考えています。

また別の課題として、社員が体調を崩し休職するということがあります。これまで休職された社員のフォローも私が担当していますが、休職と残業時間に相関関係があるケースが多いと感じています。ほとんどの場合で関連があると言ってもいいかもしれません。体調を崩して休職に至るまでに発生していると思われる時間的な無理や心理的なストレスに対してどう対処してくか、も課題だと感じています。

勤怠情報を含めた一元的な健康管理へ

―――今回は主に勤怠管理についてお話を聞いていますが、広く健康管理という面での対応が必要ということですね。

上野:
そうですね、一元的な健康管理ができる仕組みが必要だと考えています。

フォローが必要な社員について様々な情報を見て対応していくにあたって、各種の情報・状況にどういう関係があったのか?を知りたいのですが、今までは勤怠時間、ストレスチェックや健康診断の結果などが分散していてバラバラの情報を見なければいけない状況でした。

そこで、この問題を解決するため本年4月にCarely(ケアリー)という健康管理システムを導入しました。残業時間やストレスチェック、健康診断の結果などを個別の情報として記録・確認できることに加えて、全体を俯瞰した健康管理の情報が見られるようになります。

各社員や人事管理にとってのメリットもありますが、主には産業医や保険医がLTSという組織やその社員の健康状態を見るにあたって、見たい情報を見られるようになり、会社全体の傾向をデータとして追えるようになります。今後は組織ごと・部門ごとなど様々な角度、観点で健康管理情報を確認していきたいと思います。

哈:
上野さん、お話ありがとうございました。
私も労務管理については勉強する立場なのでとても参考になりました。今回のお話を通して、社員は自分自身が入力した勤怠データがどういう風に使われて、会社はどうケアしてくれるのか?が分かりますね。ちゃんと入力する価値があるということを理解できるのではないかと思います。

(後編へつづく…)


取材・執筆者

忰田 雄也(LTS ビジネスマネジメント本部・マーケティンググループ長)
SE・テクニカルライターを経て、LTS入社。ERP等システム導入や業務改革におけるユーザー企業向け社内広報・教育展開のコンサルティングに従事。2017年よりLTSコンサルティングサービスのマーケティングを担当。2021年より本サイト「CLOVER Light」の立ち上げ~運営・編集を務める。