第2回の今回は、開催までの準備フェーズで実施したこと、そして運営チームの振り返りで出た、このフェーズにおける「うまくいったこと、よかったこと」「問題だったこと、改善したいこと」「次回挑戦したいこと」をご紹介します。
運営チームメンバーの募集
前回の記事では、 第2回グループカンファレンス開催の背景、目的、開催までの開催スケジュール、そして参加予定人数までご説明しました。
今回企画の段階では講演の部屋を5つ、飲食用の部屋を1つで、合計6部屋の運営を想定していました。そのため、 少なくとも1部屋に2人を配置すると想定して、最大12名の運営メンバーが必要だと考えていました。グループ横断で募集をかけたところ、全員で20名ほどの応募がありました。運営メンバーが集まったら、まずは開催までのやることを洗い出し、キックオフで運営チームへ共有します。
開催までにやることの洗い出し
そして、グループカンファレンス開催までにやることを以下の8つとしチームを編成しました。
- 記念品の制作チーム…来場者への記念品配布を予定していたため
- 講演者との調整チーム…講演者との調整は複数回にわたり必要なため
- 参加者（来場者）との調整チーム…当日の案内や感染対策への協力を呼び掛けるため
- 機材の調達チーム…LTSにすでにある機材だけでは足りないため
- 当日の掲示物や案内図、配置図などの作成チーム…ビルの複数階を使用するため
- オンラインイベントツール運営チーム…オンラインイベントツールを使うため
- 感染対策チーム…このようなご時世のため
- 開催後の取りまとめチーム…開催後のアンケート展開、講演資料の収集など次回の開催へのインプットとするため
さらに、この8つのチームのTo-doをさらに細かく分けます。例えば記念品の制作であれば、企画検討→予算の確認・調整→制作→発注→配布→後日配布の案内…くらいのレベルに分割します。そうすることで、作業の抜け漏れを防ぎ、実際に誰が担当するかを明確にできます。スケジュールとTo-doをインプットに、ExcelでWBSを作りながら過不足がないかを懸念していましたが、実際に進めながら補填していこうと考えました。
もう一つ運営キックオフまでに実施したことは、運営チーム一人ひとりの参加の背景を共有いただいたことです。なぜ運営チームとして参加してくださったのか、どんなことを経験したいのか、どれくらいの時間を使うことができるのか、などを知りたかったため、以下のような事項を事前に共有していただきました。日々の打ち合わせの一つをとっても、その時間を充実させることができるかどうかは、その準備フェーズにかかっているので、今回もキックオフの事前に集められる情報は集めておきたいと考えていました。
- 当日は参加できるか、オンラインとリアルどちらで参加するか
- 定例会を実施するにあたり、都合がいい曜日や時間はあるか
- こんな経験がしたい、こんなことに携わりたいという希望はあるか
- 心配なことや懸念事項はあるか
運営チームのキックオフ
そして作成した企画書、WBS、共有いただいた事項をベースにキックオフを実施しました。
企画書でグループカンファレンスをなぜ実施するのか、何をどのように実施するのかを共有し、WBSで希望のタスクを確認し、お互いの自己紹介をしました。20名全員が集まれたキックオフ＠オンラインだったので、お互いを知る機会はここしかないと思い、自己紹介には長めの時間を使いました。
振り返ると、最初の「お互いを知る」というチームビルディングは非常に重要だったように感じます。それぞれが何を目的に参加したのか、どんなことをやりたいのか、普段はどんな業務をやっているのか、自己紹介で得られた各自の情報をもとに、各チームの打ち合わせ前に話をするきっかけを作れたり、お互いの稼働時間を把握してコミュニケーションを取れたり、走り出す前のエンジンを積む機会になったのだと思います。
運営チームのキックオフ（2022年6月末）から開催までの約2か月は、隔週で定例会を実施することだけを決めキックオフを終えました。結局、運営チーム全員が対面で顔を合わせることはありませんでしたが、状況が許せばランチ会や決起会などをやりたかった…という声もあり、終わってみて「定期的にオンライン飲み会を企画してもよかったな」と思っています。
3~5人の少数部隊で当日に向けた準備を
キックオフ後に各自WBSの希望タスクの担当者欄に名前を記入していただくよう依頼し、前述の8つのチームで始動しました。
3~5人で編成された各チームは非常に自立的に動いており、全体の定例会とは別に各チームで定例会を実施し・議事メモを残し・他チームに共有する…、といったことも自然発生的に行われていました。これは1チームの人数が少なかったことで、日程調整や意見出しがやりやすかったのではないかと考えています。また、WBSにはないタスクだけれども、やりながら「これも必要なのでは」「これはうちのチームが担当する」といった、新たに発生したタスクについても随時共有、チームで役割分担をしていました。
各チームの打ち合わせに出ていて非常に印象的だったのは、どのチームも和気あいあいとしていて、決められた予算の中でより良いグループカンファレンスの開催のために、チームとして個人として何ができるかを考え抜いて動いているところでした。打ち合わせ前のアイスブレイクの時間などで、普段は接点のないグループ会社間の交流もうまれている様子を見て「いいな」と感じていました。
うまくいったこと、よかったこと
ここからは、開催後に実施した運営チームの振り返りで出た内容をご紹介します。
「運営チームに参加することで、新しい関わりができた」
今回グループ会社横断で運営チームを組成したことや、講演者・参加者とやり取りする中で、普段業務で交わることのない人との新しいつながりができた。
運営チームMTGでは、グループカンファレンスの話だけでなく、プライベートの会話等をして楽しい雰囲気で進められたこと、が良かった。一定楽しめる雰囲気作りをすることは大切だと思った。
このようなイベントを開催するにあたっては、ステークホルダーが多く存在し、そのそれぞれと丁寧なコミュニケーションが求められます。さらに、運営チームの雰囲気がそのままイベントの雰囲気になるため、運営チーム一人一人が楽しく無理なく取り組むことができるような土壌づくりは重要なのだと認識しました。
「全体/チームの定例会、実施してよかった」
定例会で他のチームの現状や情報交換の場のおかげで円滑に準備が進められたと思う。
2週間おきの定例会は負担になりすぎずに、やることを思い出しながら連携も取りやすくよい頻度でした。
全体の定例会は隔週で、チームでは週次で、など負担にならない範囲で実施しましたが、しっかりと連携するための場づくりになっていたのだなと感じました。全体定例会では各チームの今やっていること、これからやること、相談事・心配事、を共有していましたが、併せて運営チーム全体の小さな振り返りをして次の２週間で改善点を出すことができればさらに良かったなと思います。
問題だったこと、改善したいこと
振り返りのなかで一番コメントが多かったのが、この「問題だったこと、改善したいこと」でした。うまくいった反面、気づきや反省点が多かったことがうかがえます。
「各所との連携（やり取り）の難しさがあった」
会社間のやり取りが難しくなかなか話が進まないことがあった。
他チームの活動状況を積極的に確認することができなかった。
運営チームに参加することで、新しい関わりができたとの良い振り返りがあった一方で、LTSグループは現状IT基盤（コミュニケーションツール）が各社統一ではないなどの理由から、運営メンバー間でコミュニケーションにラグやすれ違いが発生している様子が時折見受けられました。オフィス移転でグループ会社同士でも顔を合わせる機会は増えますが、オンラインでのやり取りは引き続き継続していくと思うので、今後改善できればと考えています。
「メンバーのタスク負担に偏りがあった」
一部のメンバーに負担が偏っていたように思う。
一部のタレントが動いてカバーした印象があった。
これは私自身も気づき反省した点でした。一つの要因として、決められた人数・時間・予算のなかで、よりよいものを作りたい、参加者の方により良い体験をしてもらいたい、と多くのメンバーが考えていたことが挙げられます。その結果、想定よりタスク量が増える→できる人がカバーする、という負担の偏りが生まれたのだと思います。より良いものを作りたいが故のジレンマではありますが、来年以降の運営では改善が必要なところの一つであると認識しています。
「講演者/来場者の数が確定せず、先を見越すのが難しかった」
講演者/当日来場者の数が決まらずに、記念品を決められないことが難しかった。ただ、記念品を早く決めるために講演者/当日来場者の期限を早めるのは本末転倒な気がするので、ある程度の概算で記念品を発注することを許容できると一番よいかなと思った。
今回、感染対策の一環もあり、リアルの会場の収容人数に制限を設けていたり、参加形態の変更をある程度許容したり、といった理由で記念品の発注がギリギリとなってしまいました。そして、それが夏季休暇とも重なったため、チーム内で混乱が起きていました。感染対策というイレギュラー対応ではあったものの、次回以降は最大数値をあらかじめ設定するなど、改善の余地は大いにあると考えています。
次回挑戦したいこと
今回開催までの準備フェーズについて、以下のような振り返りコメントがありました。
「次回の運営に関すること」
機材調達や講演者の取りまとめ等、より会社を知ることができるポジションでタスクを担当したい。
ほんとは初期に対面でキックオフ…！みたいにできるともっとやりやすかったかなと思いました！
個人メールで発信していたが、イベント用に共通メールアドレスを取得してもよいのではないか。
参加申込にて、名前のふりがなを聞き損ねた（50音並び替えで手間取った）
運営委員長（企画長）と別に、事務担当統括は役割として設定できると、次回以降も推進体制として安心。
「次回の開催に関すること」
記念品を貰えることをモチベーションに、講演者や当日来場者になる人を増やせたら良いと思いました。
全体スケジュールが確認できるアプリ等を利用して参加者全体の予定が確認できるようにしたい。
発表者とのコミュニケーションをもう少し密にとり、どんな発表したいのかヒアリングしながらどんな会場がいいのかなど考えてみたい。
個人的には、発表者とのコミュニケーションは、もっと密に取っても良かったなと考えています。ある講演チームからは、「自分たちの講演を見に来てくれる人に合わせた内容を話したいので、出席者リストが欲しい」との連絡がありました。またある講演チームからは、「参加者とディスカッションする時間にしたい」などの要望もありました。講演者のみなさまも普段の業務がある中でのご準備となるため、あまり負担にならないように…と運営側からの要望やコミュニケーションは最小限にしていましたが、それが講演者にとって一概に良いとは言えないのだと気づきました。次回以降は、各講演者のより良い講演のために、運営側ができることを精査する必要もあると思いました。
さて、第2回はここまでです。第3回では、開催当日…！早朝より運営チームが大奮闘した様子をお伝えします。最後までお読みいただきありがとうございました。
ライター
自動車部品メーカーにて、グローバルで統一された品質管理の仕組みの構築・定着化を支援。産休・育休を経て、CLOVER Lightの立ち上げ、記事の企画・執筆を務める。現在、社内システム開発PJに携わりながら、アジャイル開発スクラムを勉強中。Scrum Alliance認定スクラムマスター（CSM）、アドバンスド認定スクラムマスター（A-CSM）、Outsystems Delivery Specialist保有。（2023年12月時点）
