タイムマネジメント・作業時間の予実管理で業務効率を上げるための改善活動

残業続きの日々を改善するためにタイムマネジメントを開始

―――まず、柏木さんの経歴と普段の業務について教えてください。

私は2017年に新卒でLTSにコンサルタントとして入社しました。
入社後は、大手自動車メーカーの予算管理部門で業務改革支援をするプロジェクトにアサインされました。そのプロジェクトでは、予算管理部門の中の「上申チーム」という上申されてくる稟議書をチェックする業務を担当していました。

その後、2020年5月からLTS社内の営業支援グループ（当時は経営管理部）に異動になり、現在はリーダーとしてメンバーの受け入れや育成、改善活動をしています。定常業務がメインですが、社内プロジェクトに参画することもあります。

―――ありがとうございます。タイムマネジメントを意識し始めたのはいつでしたか？

1年目に業務改革支援をするプロジェクトにアサインされたときのことです。
当時、自分が抱えることのできるタスク量を把握できておらず、どんどん業務を引き受けていました。

その結果、人事部から注意されるほど残業をしてしまっていました。コンサルタントとして、決められた時間の中で最大のパフォーマンスができていないのはプロフェッショナルではないなと考え、まずは自分がどんな作業をどれくらいの時間でできるのかを把握することから始めました。

―――若手の時に同じように経験をした人も多そうですね。どのように自身の作業時間の把握をしたのですか？

はじめは、ストップウォッチとExcelで管理していました。
Excelには、作業の内容、作業を完了するのにどれくらいかかりそうかという予測の時間、そして作業の開始時刻と終了時刻から割り出した、作業を完了するのに実際にかかった時間を記録していきました。

もちろん管理し始めたばかりの時は、予測した時間と実際にかかった時間には大きな開きがありました。しかし、何回も繰り返していくと予実の差が縮まっていき、自分はこの作業をこれくらいの時間で完了できる、ということが把握できるようになりました。

―――予実の時間差が縮まらないこともあったかもしれませんが、その際はどのように対処されましたか？

まず、なぜ縮まらないのかを考えて、次回以降作業に取り掛かる方法を変えてみたり、作業を細かく分けてどこに時間がかかっているのかを明確にしたりしました。

ただ、定常業務ではない突発的な業務の場合、予実の差が開くことは今でもあります。やったことのない作業、やる頻度が低い作業、外的要因に左右される作業、考える時間が主な新しいものを生み出す作業…などは、作業時間の予実管理が難しいなと感じています。

―――営業支援グループに異動になってからも、同じように作業の予実管理を継続されているんですか？

はい。Excelで管理し始めた当初から、そのフォーマットややり方は変わりました。

Excelのショートカットで、Ctrlキー＋：（コロン）で現在の時刻を入力できるので、ストップウォッチを使うのはやめました（笑）。人それぞれ続けやすい方法、管理しやすい方法があると思うので、なるべく負担なく計測・管理できるのが継続のコツだと思います。

変化①自分の作業を周りに依頼しやすくなる

―――自分なりのタイムマネジメントをしてみて、残業の日々は変わりましたか？

はい。自分のキャパシティを把握できるようになったことで、一日にこなせる作業量を把握できるようになり、期限までに終わらせられない作業があればチームのメンバーや上長に相談することができるようになりました。

もともと周りを頼るのが苦手だった性格もあり、いろんなものを抱えすぎていました。ただ、Excel上で管理している作業時間は、数字という客観的なデータになるので「今日はミーティングがいくつ入っていて、作業に使える時間がこれくらいしかない、その中ではこの作業ができる」と明確に分かるようになり、周囲に頼る際に声を上げるきっかけの一つになりました。

変化②限られた時間を有効に使うことができる

―――柏木さんは最近働き方を変えられたと聞きました。そちらにも活用できていますか？

そうですね、私は家庭の事情で稼働日を週4日にさせていただいています（取材当時。現在はフルタイム勤務）。

人よりも使える時間が少ないからこそ、限られた時間を有効に活用したいと考えています。タイムマネジメントをすることで、定常業務以外の改善活動などにも取り組みやすくなり、より付加価値の高い業務に時間を当てられるようになったと感じています。

―――営業支援グループというチームとしても変化はありましたか？

より付加価値の高い業務の一つとして、今後営業管理の分野の業務も担当させていただくことになりました。自分の生産性を上げたことでチームのサービス領域の拡大に貢献できたという意味でも嬉しいですし、個人的に興味のある分野だったので嬉しいです。

自分の興味のある分野をやってみたいと思う人もいるかもしれないので、ぜひ参考になればと思います。

変化③プライベートの時間を確保できる

―――私生活の変化はどうでしたか？

はい。時間に余裕ができたことで、興味のあることを勉強したり、資格取得を目指したりといった自己研鑽をすることもできると思います。

私にとっては家族とゆっくりご飯を食べる、ゆっくりお風呂に入る、などができるようになったことがプラスでした。プライベートの時間で、好きな映画を見たり、音楽を聴いたり、本を読んだり、リフレッシュすることで「明日もまた頑張ろう」と思えます。

継続のコツは、恩恵を感じられること＆自分がやりやすい方法でやること

―――作業時間を管理することを継続するのも大変かと思いますが、続けられている理由はありますか？

先にお話しした、自分が続けやすい運用にするのはもちろんですが、私自身しっかりと時間をコントロールできるようになった恩恵を感じているというのが継続できる一番の理由かもしれません。

残業ばかりしていると、プライベートの時間も取れず、自己研鑽やリフレッシュの機会が無く、心身ともに不健全ですよね。

①～③のように実際にいい変化があったことが、今後も続けていきたい理由です。

―――タイムマネジメントに悩んでいる人にメッセージはありますか？

メッセージというとおこがましいですが、タイムマネジメントはその人の性格や業務内容など様々な属性でどのように管理するのがいいか異なると思います。自分にあった方法を見つけられるのが一番ですが、私のタイムマネジメントの方法を共有することで、誰かの参考になるといいなと思いました。

他の人がどうされているかも聞いてみたいですね！

―――ありがとうございました。

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ライター